Timeline zu Verhandlungsverfahren bei komplexen Ausschreibungen
Funktion einer Timeline zu Verhandlungsverfahren bei komplexen Ausschreibungen
Eine Timeline zu Verhandlungsverfahren bei komplexen Ausschreibungen dient der strukturierten Planung aller Schritte von Marktanalyse über Teilnahmewettbewerb, Bieterauswahl und Verhandlungsrunden bis zur Zuschlagserteilung. Sie ermöglicht die rechtssichere, termingerechte und wirtschaftlich optimale Vergabe kritischer Leistungen in einem dynamischen Projektumfeld.
Verhandlungsverfahren bei komplexen Ausschreibungen
Timeline für das Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb, mit transparenten Wertungskriterien, mit technischer Klärung sowie anschließendem Start-up-Prozess im Facility Management
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PHASE 1 (CA. 2 WOCHEN): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG
Grundsatzentscheid & Ziele
Warum Verhandlungsverfahren? Ziel: flexibel auf technische Fragen eingehen, SLA-/ESG-Klauseln individuell verhandeln, Start-up ab Jan. 2026.
Minimierung Zeit => Komprimierter Masterplan.
Organisation & Mitbestimmung
Einbezug BR (BetrVG) => Outsourcing-Themen, Personaleffekte (TTS?),
Projektteam definieren: FM-Leitung, Einkauf, IT, HSE, externer Vergaberechts- und FM-Berater.
Risiko- & Krisenmanagement
Enger Zeitplan => “Wie umgehen mit Verzögerung / Bieterprotesten?” => Notfallplan: Abkürzung ?
Minimierung Risiko => klare Fristen.
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PHASE 2 (CA. 3 WOCHEN): VORBEREITUNG & BEKANNTMACHUNG DES TEILNAHMEWETTBEWERBS
Teilnahmewettbewerb-Vorbereitung
Grobes Leistungsprofil (z. B. TTS, Energie, Zeitverträge, Instandhaltung).
Minimierung Detail => Bieter bewerben sich auf qualitative Eignung.
Bekanntmachung
EU-Amtsblatt (TED), E-Vergabe-Plattform => Minimierung Formfehler.
Zeitraum: 2 Wochen Publizität (ggf. kürzere Fristen, wenn E-Vergabe + Dringlichkeit begründbar?).
Mitbestimmung
BR => “Zustimmung Outsourcing-Scope?” => Minimierung Konflikte.
Dokumentation
Risk-Log, Zeitpuffer => Minimierung Stress bei Bieterauswahl?
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PHASE 3 (CA. 2–3 WOCHEN): PRÜFUNG TEILNAHMEANTRÄGE & SHORTLIST (TRANSPARENTE WERTUNGSKRITERIEN)
Eignungskriterien
Finanzielle Leistungsfähigkeit, Referenzen (TTS, Energie, Zeitverträge?), Personal, ESG-Fokus.
Minimierung ungeeignete Bewerber => “Scoretable?”
Shortlist
z. B. 3–5 Bieter => Minimierung Verhandlungsaufwand.
Mitbestimmung => BR => Info => “mögliche Dienstleister?”
Transparente Wertung
Protokoll: Punktesystem, Minimierung Willkür => “Nachvollziehbar für Bieter.”
Zeitrahmen
2–3 Wochen => Bieterauswahl => Minimierung Verlängerungen => enge Fristen.
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PHASE 4 (CA. 3–4 WOCHEN): TECHNISCHE KLÄRUNG & VERSAND AUFFORDERUNG ZUR ANGEBOTSABGABE
Technische Klärung
Sichten TGA, Wartungsumfang (DIN EN 13269?), TTS-Scope, Energielieferbedarf, Zeitvertrags-Positionen, Minimierung Missverständnisse.
Abstimmung => “Wer trägt Betreiberverantwortung?”
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Detailliertes LV => SLA, ESG-Kriterien, CR-Mechanismen, Zeitverträge, Pflichtenübertragung (BetrSichV?), Minimierung Lücken.
Frist => ~ 2 Wochen ?
Arbeitsschutz & ESG
Klauseln => BetrSichV, DGUV, Minimierung Haftung => “Wartungs- und Prüfvorschriften.”
ESG => “Green Fuel?” “CO₂-Reporting?”
Vor-Ort-Besichtigungen?
Optional, Minimierung Zeit => if relevant => 1 Tag, Minimierung Terminchaos.
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PHASE 5 (CA. 4 WOCHEN): VERHANDLUNGSRUNDEN & ANGEBOTSOPTIMIERUNG
Erstangebote
Bieter reichen Erstangebot, Minimierung Unklarheiten => Bieterfragen klären.
Verhandlungsrunden
z. B. 1–2 Runden, Komprimierung => “Knapp 2 Wochen pro Runde.”
Minimierung Zeit => Reduzierte Bieterliste (z. B. 3 Bieter?).
Änderungen & CR
Ggf. Anpassung LV, SLA => Minimierung Nachträge => “Alles sauber protokolliert.”
Mitbestimmung => BR => “keine unkontrollierte Outsourcing-Booster?”
Tech. Klärung
“Werthaltige Maschinen, Instandhaltung nach DIN EN 13269, TTS Start-up?” => Minimierung Widersprüche.
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PHASE 6 (CA. 6 WOCHEN): ABSCHLUSS VERHANDLUNGEN, ANGEBOTSWERTUNG & ZUSCHLAG
Finale Angebote
Letzte Frist => Bieter legen Best & Final Offer, Minimierung Zeit => evtl. 1 Woche.
KPI => “Preis, Qualität, ESG?”
Wertung & Mitbestimmung
Punktesystem => “40% Preis, 30% Technik, 20% ESG, 10% CR-Bedingungen?” Minimierung Willkür.
BR => “Personaleffekt? TTS-Übernahme?”
Zuschlag
Zuschlagsentscheidung, Wartefrist? Minimierung Anfechtung => “Dokumentation Verhandlungen.”
Unterschrift => Vertrag wirksam => Minimal Zeitpuffer.
Risiko
Ggf. Nachprüfungsverfahren? Minimierung Zeit?
Notfallplan => “Plan B, wenn Bieter X ablehnt?”
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PHASE 7 (CA. 8 WOCHEN): START-UP-PROZESS (DIENSTLEISTERWECHSEL, TTS, INSTANDHALTUNG, ZEITVERTRÄGE, ENERGIE) & KVP
Start-up-Phase
Neuer Dienstleister (TTS?), Zeitverträge -> Kleinbau, Energielieferverträge => Minimierung Versorgungsrisiko.
CR => “Letzte Abstimmung TGA-Wartung?” => Minimierung Schnittstellenfehler.
Dienstleisterwechsel
Ggf. Personalübernahme? Minimierung Arbeitsrechtskonflikt => Mitbestimmung => BR.
Fremdfirmenmanagement => Integration in Service Desk, KPI => SLA-Kontrolle.
Instandhaltung (DIN EN 13269)
TGA => definierte Wartungsintervalle, KPI => Reaktionszeiten? Minimierung Ausfall.
Pflichtenübertragung => BetrSichV => “Wer haftet?”
KVP
Lessons Learned => “Verfahrensdauer, Bieterfeedback,” Minimierung Fehler => Clause Library updaten?
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PHASE 8 (CA. 6–8 WOCHEN): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (NEUER VERTRAG + START-UP-ABSICHERUNG)
Finaler Hochlauf
Ab Januar 2026: Neuer FM-Vertrag (TTS? Wartung? Energie?) => Minimierung Lücken => Start-Betrieb.
SLA => Monitoring => KPI => “Einhaltung Zeit, Qualität, ESG?”
Regelbetrieb
FM-/Instandhaltungsteam => ständige Pflege => “Neue CR? Verlängerungen? Zeitverträge abruf?”
Service Desk => “Ticket => verknüpfter TTS-Vertrag => Minimierung Koordinationschaos.”
Korrekturmaßnahmen & KVP
KPI => “Userzufriedenheit (XLA?), CO₂-Footprint?” Minimierung Abweichungen => CR => “Anpassung SLAs?”
Mitbestimmung => BR => “Zufriedenheit Personal?”
Langfristige Stabilisierung
Jährliche Audits, Minimierung Non-Compliance => BetrSichV, ESG, GEFMA, DIN EN 13269.
Innovationsmanagement => “KI-gestützte Clause-Library, stete Updates.”
