Das Verhandlungsverfahren im Facility Management bezeichnet eine besondere Art der Vergabe, bei der der Auftraggeber gezielt Verhandlungen über den Vertragsinhalt führt, bevor er eine endgültige Entscheidung trifft. Im Gegensatz zu offenen oder beschränkten Ausschreibungen, bei denen die Angebote in der Regel ohne Verhandlungen bewertet und der beste Anbieter ausgewählt wird, bietet das Verhandlungsverfahren den Vorteil, individuellere Lösungen und Konditionen zu erarbeiten.
Dies kann insbesondere in komplexen Bereichen des Facility Managements von Vorteil sein, wo standardisierte Lösungen nicht immer ausreichen. Die Verhandlungen erlauben es, spezifische Anforderungen, Risiken und Lösungsansätze detailliert zu diskutieren und eine maßgeschneiderte Dienstleistung zu vereinbaren. Allerdings erfordert dieses Verfahren auch mehr Zeit und Fachkenntnisse seitens des Auftraggebers, um die Qualität und Angemessenheit des Angebots sicherzustellen und eine faire Preisgestaltung zu gewährleisten. Es empfiehlt sich daher, dieses Verfahren bei besonders anspruchsvollen oder speziellen Projekten im Facility Management zu nutzen, wo eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen Auftraggeber und Dienstleister erforderlich ist.