Verhandlungsverfahren als Vergabeart im Facility Management

Das Verhandlungsverfahren im Facility Management bezeichnet eine besondere Art der Vergabe, bei der der Auftraggeber gezielt Verhandlungen über den Vertragsinhalt führt, bevor er eine endgültige Entscheidung trifft. Im Gegensatz zu offenen oder beschränkten Ausschreibungen, bei denen die Angebote in der Regel ohne Verhandlungen bewertet und der beste Anbieter ausgewählt wird, bietet das Verhandlungsverfahren den Vorteil, individuellere Lösungen und Konditionen zu erarbeiten.

Dies kann insbesondere in komplexen Bereichen des Facility Managements von Vorteil sein, wo standardisierte Lösungen nicht immer ausreichen. Die Verhandlungen erlauben es, spezifische Anforderungen, Risiken und Lösungsansätze detailliert zu diskutieren und eine maßgeschneiderte Dienstleistung zu vereinbaren. Allerdings erfordert dieses Verfahren auch mehr Zeit und Fachkenntnisse seitens des Auftraggebers, um die Qualität und Angemessenheit des Angebots sicherzustellen und eine faire Preisgestaltung zu gewährleisten. Es empfiehlt sich daher, dieses Verfahren bei besonders anspruchsvollen oder speziellen Projekten im Facility Management zu nutzen, wo eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen Auftraggeber und Dienstleister erforderlich ist.

• Bedarfsermittlung und Vorbereitung: Zuerst ermittelt der Auftraggeber seinen konkreten Bedarf und definiert die Leistungskriterien. Das kann die Instandhaltung von Gebäuden, Reinigungsdienste oder technisches Management umfassen.

• Bekanntmachung: Der Auftraggeber gibt eine Bekanntmachung heraus, in der er das Interesse am Verhandlungsverfahren ausdrückt und potenzielle Anbieter auffordert, ihr Interesse zu bekunden.

• Vorauswahl: Basierend auf den Antworten auf die Bekanntmachung wählt der Auftraggeber eine Reihe von Anbietern aus, mit denen er verhandeln möchte.

• Angebotsphase: Die ausgewählten Anbieter reichen ihre vorläufigen Angebote ein. Diese enthalten oft technische Lösungen, Preise und andere relevante Informationen.

• Verhandlungsphase: Nun beginnt der eigentliche Kern des Verhandlungsverfahrens. Der Auftraggeber verhandelt mit den Anbietern einzeln über ihre Angebote. Dies kann Änderungen an den technischen Lösungen, Preisen oder Vertragsbedingungen umfassen.

• Einreichen der finalen Angebote: Nach den Verhandlungen reichen die Anbieter ihre finalen Angebote ein. Diese sollten alle Änderungen und Anpassungen aus den Verhandlungen berücksichtigen.

• Bewertung und Zuschlag: Der Auftraggeber bewertet die finalen Angebote basierend auf den vorher festgelegten Kriterien. Der Anbieter mit dem besten Angebot erhält den Zuschlag.

• Vertragsunterzeichnung: Nach der Auswahl des besten Angebots wird der Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem ausgewählten Anbieter formalisiert und unterzeichnet.