Glossar für Verhandlungsverfahren im Facility Management

Eine förmliche Bekanntmachung durch eine öffentliche oder private Organisation, in der die Anforderungen und Kriterien für die Beschaffung bestimmter Dienstleistungen oder Produkte detailliert beschrieben werden. Ziel ist es, Angebote von qualifizierten Anbietern zu erhalten, die in einem transparenten und wettbewerbsorientierten Verfahren ausgewählt werden.

Ein detailliertes Dokument, das von einem Anbieter im Rahmen einer Ausschreibung erstellt wird und die Bedingungen und Preise beschreibt, unter denen er die geforderten Dienstleistungen oder Produkte bereitstellen kann. Es enthält technische Spezifikationen, finanzielle Aspekte und Zeitpläne.

Der Prozess der formellen Öffnung und Auswertung der eingegangenen Angebote zu einem festgelegten Zeitpunkt. Dies erfolgt unter strengen Protokollen und häufig in Anwesenheit von Zeugen, um die Transparenz und Fairness des Verfahrens zu gewährleisten.

Die offizielle Zuweisung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts an einen Anbieter nach Abschluss des Verhandlungsverfahrens. Dies beinhaltet die Unterzeichnung eines Vertrags, der alle Bedingungen und Anforderungen der Dienstleistung festlegt.

Ein strukturiertes Bewertungsinstrument, das verwendet wird, um Angebote systematisch und objektiv anhand vorab festgelegter Kriterien zu vergleichen. Diese Matrix hilft dabei, die Stärken und Schwächen der verschiedenen Angebote zu analysieren und die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Ein Treffen, das im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens organisiert wird, bei dem alle interessierten Anbieter die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und Klarstellungen zu den Ausschreibungsunterlagen zu erhalten. Dies fördert das Verständnis und die Transparenz und stellt sicher, dass alle Bieter über die gleichen Informationen verfügen.

Die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards während des gesamten Vergabeprozesses. Dies umfasst auch die Einhaltung von Antikorruptions- und Antibestechungsgesetzen.

Die kontinuierliche Überwachung und Steuerung der Vertragsdurchführung, um sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen innerhalb der festgelegten Budget-, Qualitäts- und Zeitrahmen erbracht werden. Es umfasst auch die Überprüfung und Anpassung von Plänen und Strategien bei Bedarf.

Eine detaillierte und spezifische Darstellung der geforderten Dienstleistungen, die als Grundlage für die Erstellung von Angeboten dient. Diese Beschreibung umfasst technische Spezifikationen, Qualitätsstandards und Leistungsziele.

Eine gründliche Prüfung und Bewertung der Fähigkeiten und Ressourcen potenzieller Anbieter, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen der Ausschreibung erfüllen können. Diese Prüfung umfasst finanzielle Stabilität, technische Kompetenz und frühere Leistungsergebnisse.

Ein formeller Prozess zur Bewertung der grundsätzlichen Fähigkeit eines Anbieters, die geforderten Leistungen zu erbringen. Diese Prüfung erfolgt vor der eigentlichen Angebotsphase und basiert auf Kriterien wie finanzieller Stabilität, technischer Erfahrung und rechtlicher Zuverlässigkeit.

Eine vertragliche Verpflichtung des Anbieters, die vereinbarten Leistungen gemäß den festgelegten Bedingungen zu erbringen. Diese Garantie bietet der ausschreibenden Organisation Sicherheit und Schutz vor Nichterfüllung.

Ein umfassendes Konzept, das die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden und deren Infrastruktur umfasst. Ziel ist es, die Funktionalität, Sicherheit und Effizienz der Gebäudeumgebung zu gewährleisten. Dies schließt technische, infrastrukturelle und kaufmännische Dienstleistungen ein.

Bezeichnet Informationen oder Dokumente, die im eingereichten Angebot eines Anbieters fehlen und die nachgereicht werden müssen, um die Vollständigkeit des Angebots sicherzustellen. Dies kann Verzögerungen im Bewertungsprozess verursachen.

Die rechtlichen und kommerziellen Bedingungen eines Vertrags, die die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien regeln. Dazu gehören Zahlungsbedingungen, Haftungsregelungen und Kündigungsfristen.

Ein umfassender Ansatz zur Bewertung der langfristigen Kosten und Nutzen eines Angebots. Dies geht über den unmittelbaren Preis hinaus und berücksichtigt Faktoren wie Betriebskosten, Wartungskosten und die erwartete Lebensdauer der Dienstleistungen oder Produkte.

Der primäre Anbieter, der den Vertrag mit der ausschreibenden Organisation abschließt und die Gesamtverantwortung für die Erbringung der vereinbarten Leistungen trägt. Er kann Teile der Arbeit an Subunternehmer vergeben, bleibt jedoch der Hauptansprechpartner.

Eine Struktur, die die Vergütung für die erbrachten Dienstleistungen festlegt. Sie definiert, wie und wann Zahlungen erfolgen, und kann feste Gebühren, Stundenlöhne oder leistungsbasierte Zahlungen umfassen.

Eine formelle Erklärung eines Anbieters, dass er an der Teilnahme am Verhandlungsverfahren interessiert ist. Diese Bekundung erfolgt oft im Rahmen einer frühen Phase der Ausschreibung, um die Zahl der potenziellen Anbieter einzuschätzen.

Die Aufrechterhaltung von Ehrlichkeit und ethischem Verhalten im gesamten Vergabeprozess. Dies umfasst Transparenz, Fairness und die Vermeidung von Interessenkonflikten.

Ein Finanzdokument, das die finanzielle Lage und die Geschäftsergebnisse eines Unternehmens für ein Geschäftsjahr darstellt. Im Rahmen der Eignungsprüfung wird der Jahresabschluss genutzt, um die finanzielle Stabilität eines Anbieters zu bewerten.

Eine Methode zur systematischen Bewertung der wirtschaftlichen Vorzüge und Kosten eines Angebots. Ziel ist es, die beste Entscheidung auf Grundlage eines ausgewogenen Verhältnisses von Kosten und erwarteten Nutzen zu treffen.

Verfahren und Prozesse zur Überwachung der Einhaltung von Vertragsbedingungen und zur Sicherstellung der Qualität der erbrachten Leistungen. Diese Mechanismen umfassen regelmäßige Inspektionen, Berichterstattung und Audits.

Eine detaillierte Liste der zu erbringenden Dienstleistungen, die als Grundlage für die Erstellung und Bewertung von Angeboten dient. Es enthält genaue Spezifikationen und Anforderungen, die erfüllt werden müssen.

Der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Auswahl der am besten geeigneten Anbieter für die ausgeschriebenen Dienstleistungen. Dies basiert auf einer umfassenden Analyse der Angebote, der Eignung und der Leistungsfähigkeit der Anbieter.

Die Verpflichtung des Anbieters, für Mängel in den erbrachten Leistungen einzustehen und diese zu beheben. Diese Haftung ist in der Regel vertraglich geregelt und umfasst Garantien und Gewährleistungsfristen.

Die grundlegenden Kriterien, die ein Anbieter erfüllen muss, um am Verhandlungsverfahren teilnehmen zu können. Diese Anforderungen betreffen oft finanzielle Stabilität, technische Fähigkeiten und rechtliche Voraussetzungen.

Die Verwaltung von Änderungen und Ergänzungen des ursprünglichen Vertrags, die während der Vertragslaufzeit erforderlich werden. Dies umfasst die Verhandlung und Dokumentation von Vertragsänderungen, um sicherzustellen, dass alle Parteien einverstanden sind.

Der Zeitraum, über den die Dienstleistungen oder Produkte genutzt werden sollen. Im Facility Management ist die Nutzungsdauer ein wichtiger Aspekt, da sie die langfristigen Kosten und die Lebenszyklusbewertung beeinflusst.

Die regelmäßige Inspektion und Überwachung der erbrachten Dienstleistungen und der Anlagen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Diese Überwachung kann durch interne oder externe Audits erfolgen.

Die Bewertung der Angemessenheit des Preises im Verhältnis zur Qualität und dem Umfang der angebotenen Dienstleistungen. Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis stellt sicher, dass die Organisation den bestmöglichen Nutzen für ihre Ausgaben erhält.

Die Planung, Überwachung und Steuerung aller Aktivitäten, die zur Erfüllung der Vertragsanforderungen erforderlich sind. Dies umfasst die Koordination von Ressourcen, Zeitplänen und Budgets, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Systeme und Prozesse zur Sicherstellung und Verbesserung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen. Dies umfasst die Festlegung von Qualitätsstandards, regelmäßige Überprüfungen und die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen.

Ein Vertrag, der die allgemeinen Bedingungen für eine Reihe von zukünftigen Dienstleistungen festlegt, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgerufen werden können. Rahmenverträge bieten Flexibilität und ermöglichen es Organisationen, schnell auf veränderte Anforderungen zu reagieren.

Die Identifikation, Bewertung und Steuerung potenzieller Risiken, die den Erfolg des Vertrags beeinträchtigen könnten. Effektives Risikomanagement minimiert negative Auswirkungen und maximiert die Chancen für erfolgreiche Projektergebnisse.

Service-Level-Agreement. Eine vertragliche Vereinbarung, die die Leistungsanforderungen und -standards für die erbrachten Dienstleistungen festlegt. SLAs definieren messbare Kriterien für die Servicequalität und legen die Konsequenzen bei Nichterfüllung fest.

Ein Drittanbieter, der vom Hauptauftragnehmer beauftragt wird, einen Teil der vereinbarten Leistungen zu erbringen. Der Hauptauftragnehmer bleibt jedoch gegenüber der ausschreibenden Organisation verantwortlich.

Ein Verfahren, bei dem potenzielle Anbieter zunächst ihre grundsätzliche Eignung nachweisen müssen, bevor sie zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Dieser Wettbewerb stellt sicher, dass nur qualifizierte Anbieter in die engere Auswahl kommen.

Die Bewertung der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit eines Anbieters, oft als Teil der Eignungsprüfung. Diese Bewertung hilft, das Risiko einer Vertragsverletzung zu minimieren.

Unterschwellenvergabeordnung. Ein rechtlicher Rahmen für die Vergabe öffentlicher Aufträge unterhalb bestimmter Schwellenwerte. Die UVgO regelt das Verfahren und stellt sicher, dass die Vergabe transparent, wettbewerbsorientiert und diskriminierungsfrei erfolgt.

Die Verwaltung und Überwachung aller Aspekte eines Vertrags von der Vergabe bis zum Abschluss. Ziel ist es, die Einhaltung aller Vertragsbedingungen sicherzustellen und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu lösen.

Eine formale Aufzeichnung der Verhandlungen zwischen der ausschreibenden Organisation und den Anbietern. Das Protokoll dokumentiert die besprochenen Punkte und Vereinbarungen und dient als Referenz für die Vertragsgestaltung.

Eine detaillierte Analyse der Kosten im Verhältnis zum Nutzen eines Angebots. Diese Prüfung hilft sicherzustellen, dass die Organisation die beste Wertschöpfung für ihr Budget erhält und die langfristigen Auswirkungen berücksichtigt werden.

Die festgelegten Kriterien, nach denen die Angebote bewertet werden und die den Ausschlag für die Vergabe des Auftrags geben. Diese Kriterien umfassen Preis, Qualität, technische Kompetenz und weitere spezifische Anforderungen der ausschreibenden Organisation.