Ablauf eines (EU-) Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

Interessierte Dienstleister reichen ihre Teilnahmeanträge ein, die umfassende Informationen und Nachweise über ihre Eignung und Leistungsfähigkeit enthalten. Diese Anträge werden anhand festgelegter Kriterien bewertet, die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Eignung sowie die Einhaltung rechtlicher und qualitativer Mindestanforderungen umfassen. Nur die Dienstleister, die alle Anforderungen vollständig erfüllen, werden zur nächsten Phase zugelassen. Diese sorgfältige Auswahl stellt sicher, dass nur qualifizierte Anbieter in den Wettbewerb eintreten, was die Qualität der nachfolgenden Angebote und Verhandlungen erheblich verbessert.

Die zugelassenen Dienstleister werden zur Abgabe von Angeboten eingeladen, beginnend mit indikativen Angeboten. Diese indikativen Angebote dienen als erste Schätzung und Grundlage für die nachfolgenden Verhandlungen. Vor Beginn der Verhandlungen kann eine technische Klärung notwendig sein, um sicherzustellen, dass alle Bieter die technischen Anforderungen und Spezifikationen vollständig verstehen. Diese Klärung umfasst detaillierte Diskussionen und Erklärungen zu den technischen Aspekten der Ausschreibung, um Missverständnisse auszuräumen und präzise Angebote zu ermöglichen. Technische Klärungen sind besonders wichtig in komplexen Facility Management Projekten, bei denen spezifische technische Anforderungen eine entscheidende Rolle spielen.

Die Verhandlungen beginnen mit den eingereichten indikativen Angeboten und umfassen in der Regel mehrere Runden. Jede Verhandlungsrunde bietet die Möglichkeit, die Angebote weiter zu optimieren und die besten Konditionen zu erzielen. In diesen Runden werden sowohl technische als auch kommerzielle Aspekte der Angebote detailliert besprochen. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, Anforderungen zu präzisieren und Anpassungen vorzunehmen, um die Angebote zu verfeinern. Dieser iterative Ansatz ermöglicht es, schrittweise das beste Gesamtangebot zu identifizieren. Dabei ist es wichtig, dass die Verhandlungen transparent und fair geführt werden, um die Integrität des Verfahrens zu gewährleisten.

Während der Verhandlungen wird ein Abschichtungsverfahren angewendet, um die Anzahl der Bieter sukzessive zu reduzieren. Nach jeder Verhandlungsrunde bewertet der Auftraggeber die Angebote anhand der festgelegten Kriterien und entscheidet, welche Bieter weiterhin im Verfahren verbleiben.

Dieses Abschichtungsverfahren stellt sicher, dass nur die vielversprechendsten Anbieter im Wettbewerb bleiben. Es ermöglicht eine fokussierte und effiziente Verhandlungsführung, da sich der Auftraggeber auf die besten Angebote konzentrieren kann.

Durch das Abschichtungsverfahren wird zudem sichergestellt, dass die verbleibenden Bieter intensiv an der Optimierung ihrer Angebote arbeiten, um im Verfahren zu verbleiben.

Nachdem das Abschichtungsverfahren die Anzahl der Bieter reduziert hat, werden die verbleibenden Dienstleister zur Abgabe finaler Angebote aufgefordert. Diese finalen Angebote sollen die besten und endgültigen Konditionen sowie technischen Lösungen darstellen. Die abschließende Technische Klärung konzentriert sich darauf, letzte Feinheiten und Details zu klären, um sicherzustellen, dass das beste mögliche Angebot ausgewählt wird. Diese Phase ist entscheidend, da sie die endgültige Grundlage für die Vergabeentscheidung bildet. In dieser Runde wird besonders darauf geachtet, dass alle kommerziellen und technischen Bedingungen klar definiert und akzeptiert werden.

Nach Abschluss der finalen Verhandlungsrunde erfolgt eine umfassende Bewertung der finalen Angebote. Diese Bewertung basiert auf den festgelegten Zuschlagskriterien, die neben dem Preis auch qualitative Aspekte wie technische Wertigkeit, Servicequalität, Nachhaltigkeit und andere relevante Faktoren umfassen. Die Bewertung wird systematisch und transparent durchgeführt, um eine objektive Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Die Ergebnisse dieser Bewertung werden in einer detaillierten Bewertungsmatrix dokumentiert. Auf Grundlage dieser Matrix erstellt der Auftraggeber eine Vergabeempfehlung, die alle entscheidungsrelevanten Informationen enthält. Diese Empfehlung wird dem Entscheidungsgremium des Auftraggebers vorgelegt, das die endgültige Vergabeentscheidung trifft. Die sorgfältige Dokumentation und die transparente Vorgehensweise stellen sicher, dass die Vergabeentscheidung nachvollziehbar und rechtssicher ist.