Vorlagen & Konzepte für moderne Verhandlungsverfahren & Facility Management

In vielen Vergaben – insbesondere TFM, Logistik oder Industrie‑FM – ist klar geregelt, wie der Bieter Arbeitsschutz und HSE organisiert. Das Dokument zeigt, wie ein systematisches Arbeitsschutz‑Managementsystem aufgebaut wird und eignet sich hervorragend als Grundlage für Ausschreibungsanforderungen und Bieterkonzepte in Verhandlungsverfahren.

Dieses Dokument beschreibt standardisierte Betriebsabläufe im TFM (Instandhaltung, Störungsmanagement, Dokumentation etc.) und kann sowohl als Anlage zur Ausschreibung als auch als Bewertungsraster im Verhandlungsverfahren genutzt werden: Wer die geforderte Prozessqualität überzeugend nachweist, punktet.

Hier ist definiert, welche Konzepte ein Bieter im Rahmen einer Ausschreibung vorlegen muss (z. B. HSE‑Konzept, Organisations‑ und Personalkonzept, Start‑up‑Konzept, Digitalisierung, Reporting). Ideal, um in Verhandlungsverfahren strukturiert zu bewerten, wer das beste, konsistenteste Gesamtkonzept liefert – und nicht nur das attraktivste Honorarblatt.

Gerade bei langfristigen TFM‑ oder Betreiberverträgen spielen Energie‑ und Klimaziele eine wichtige Rolle. Dieses Memorandum zeigt, wie ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 aussieht – und liefert damit eine solide Basis, um im Verhandlungsverfahren Anforderungen an Energie‑KPIs, Einsparziele und Nachweise zu formulieren und mit Bietern zu diskutieren.

Dieses Vertragsdokument zeigt, wie Gesundheit, Sicherheit und Umwelt verbindlich im TFM‑Vertrag geregelt werden – inklusive Bezug auf ISO 45001/14001, Gefährdungsbeurteilungen, Notfallpläne und Umweltanforderungen. In Verhandlungsverfahren lässt sich daran sehr gut erkennen, welche Bieter HSE/Umwelt wirklich im Griff haben und wie deren Konzepte in die Vertragslogik passen.

Definiert, welche Infrastruktur und technische Ausstattung (Werkzeuge, Mess‑/Prüfmittel, IT, Fahrzeuge etc.) ein Dienstleister vorzuhalten hat. In einem Verhandlungsverfahren ist dies eine wichtige Grundlage, um Leistungsfähigkeit und Professionalität der Anbieter vergleichbar zu machen und Mindeststandards klar zu ziehen.

Verhandlungsverfahren laufen – gerade bei komplexen TFM/IFM‑Modellen – faktisch als Projekt: Vorbereitung, Bieterphase, Verhandlung, Zuschlag, Start‑up. Dieses Projekthandbuch bietet eine durchgängige Struktur für solche FM‑Projekte, inkl. Rollen, Meilensteinen, Risiko‑ und Dokumentationsanforderungen – ideal, um das Gesamtverfahren professionell aufzusetzen und intern sauber zu steuern.

Dieses Dokument zeigt, wie Service Levels (SLAs) und Leistungsüberwachung im TFM vertraglich beschrieben werden können. In Verhandlungsverfahren ist es die perfekte Basis, um mit Bietern über Ziel‑KPIs, Messmethoden, Reporting und Bonus/Malus‑Logiken zu verhandeln – und später genau das vertraglich zu fixieren, was im Gespräch vereinbart wurde.

Wenn Außenanlagen, Sicherheit, Aufenthaltsqualität und Nachhaltigkeit Teil der Ausschreibung sind, beschreibt dieses Konzept, welche fachlichen Anforderungen und Zielbilder sinnvoll sind. Es hilft, im Verhandlungsverfahren qualitative Angebote zu Außenanlagen‑Konzepten einzuordnen und die richtigen Fragen zu stellen (Biodiversität, Sicherheit, Klimaresilienz, Nutzerkomfort).

Nach dem Zuschlag ist die Frage: Wie wird der Betrieb dokumentiert? Dieses Konzept zeigt, wie ein Objekthandbuch als zentrale Informationsdrehscheibe aufgebaut wird – inkl. Anlagen, Verträgen, Prüfpflichten und Prozessen. Schon im Verhandlungsverfahren kann man daran anknüpfen und vom Bieter verlangen, seine Dokumentations‑ und Übergabekonzepte darzustellen.