Nachbereitung und Dokumentation

Das Ziel der Nachverfolgung und Dokumentation im Facility Management ist es, Transparenz zu schaffen und zukünftige Prozesse zu optimieren. Nach Abschluss der Verhandlungen und der Vertragsvergabe wird der gesamte Prozess sorgfältig dokumentiert, um alle relevanten Informationen und Entscheidungen nachvollziehbar festzuhalten. Diese Dokumentation umfasst nicht nur die Details der Vereinbarungen, sondern auch etwaige Anpassungen und die Begründung für diese Entscheidungen. Ein kontinuierliches Follow-up gewährleistet, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden und etwaige Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Durch die Analyse der gesammelten Daten können Schwachstellen im Prozess identifiziert und Verbesserungen für zukünftige Verhandlungen und Vertragsvergaben abgeleitet werden. Ziel ist es, durch eine präzise Nachverfolgung und aussagekräftige Dokumentation eine effiziente und rechtlich einwandfreie Durchführung von Facility Management-Prozessen sicherzustellen und gleichzeitig kontinuierliche Optimierungen für kommende Projekte vorzunehmen.

• Erstellung einer vollständigen Dokumentation aller Verfahrensschritte, einschließlich Verhandlungsprotokolle, Bewertungsraster und Entscheidungsgrundlagen.

• Bereitstellung einer revisionssicheren Ablage gemäß den Vorgaben des Vergaberechts.

• Durchführung von Feedback-Runden mit allen Beteiligten zur Optimierung zukünftiger Vergabeverfahren.

• Identifikation von Best Practices und Entwicklung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung.