Nachbereitung und Dokumentation

Die Dokumentation von FM-Leistungen gliedert sich technisch, kaufmännisch und rechtlich.

• Technische Dokumentation: Hierzu zählen alle baulichen Pläne, technischen Anlagendaten und Herstellerunterlagen sowie die Ergebnisse von Inspektionen und Wartungen. Normativ unterstützen etwa die DIN‑Normen DIN EN 15221‑6 (Flächen- und Raumbuchführung) und DIN 6779‑12 (Kennzeichnungssystematik für TGA) die Strukturierung dieser Daten. Ebenso regeln VDI‑Richtlinien wie VDI 3810 die Abläufe zum Betreiben und Instandhalten technischer Anlagen. In FM-Ausschreibungen werden diese technischen Dokumentationsanforderungen meist durch detaillierte Leistungsverzeichnisse abgebildet, die dem Auftragnehmer verbindliche Berichts- und Prüfungsintervalle vorschreiben.

• Kaufmännische Dokumentation: Sie umfasst Kosten-, Honorar- und Leistungsnachweise (z.B. Rechnungen, Abrechnungsbelege, „Gesamtwirtschaftliche Berechnungen“). Wichtig sind transparente Kostenpläne und Controlling-Reports, die Leistungserfüllung und Budgeteinhaltung nachweisen. Hier greift beispielsweise das GEFMA-Framework für Lebenszykluskosten und Benchmarking (z.B. GEFMA 250 für Benchmarking). ISO 41001 fordert zudem ein FM-Managementsystem, das Kennzahlen über Aufwand, Kosten und Leistungserbringung definiert. Alle kaufmännischen Belege müssen revisionssicher abgelegt und mit Projekten/Objekten eindeutig verknüpft sein.

• Rechtliche Dokumentation: Verträge mit Dienstleistern (z.B. Instandhaltungsverträge, Dienstleistungsvereinbarungen) und gesetzlich vorgeschriebene Nachweise (z.B. Brandschutz- oder Hygiene-Zertifikate) bilden den rechtlichen Nachweisrahmen. Relevante Vorgaben, etwa aus Betreiberpflichten oder Arbeitsschutz, werden durch Normen wie GEFMA 190 („Betreiberverantwortung 2.0“) oder VDI 6022 (Raumlufttechnik) konkretisiert. Entsprechende Dokumente (z.B. Betreiberkonzepte, Prüfprotokolle) werden meist im Objektakten- oder CAFM-System verwaltet, um alle Compliance-Nachweise zentral parat zu haben.

• CAFM und Systemintegration: Moderne FM setzt auf Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systeme, in denen viele Dokumente digital zusammenlaufen. Entsprechende Schnittstellen (z.B. zu ERP- oder Projektmanagementsystemen) sind in GEFMA-Richtlinien wie GEFMA 410 beschrieben. Die technische Dokumentation (Pläne, Checklisten) wird in der Regel in Planbibliotheken oder CAD-/BIM-Systemen vorgehalten und in CAFM verlinkt, während kaufmännische Daten direkt im CAFM bzw. ERP entstehen. Eine ganzheitliche Dokumentation erfordert damit nicht nur Ordnungssysteme und Metadaten, sondern auch strukturierte Prozesse zur Pflege (versionierte Dokumentenmanagement-Systeme).

Revisionssichere Dokumentation ist für FM-Unternehmen von strategischem Rang. Sie trägt unmittelbar zur Compliance bei: Bei Revisionen durch Aufsichtsbehörden oder bei Audits (z.B. ISO-9001-Zertifizierung, EU-Audits) muss lückenlos nachgewiesen werden können, dass alle Vergabe- und Managementprozesse korrekt abgelaufen sind. ISO 41001 etwa fordert explizit, „einen vollständigen, konsistenten Prozess“ nachweisen zu können und klare Leistungskennzahlen sowie Berichte bereitzustellen – was den gesetzlichen Berichtsanforderungen deutlich entgegenkommt.

Für die Qualitätssicherung sind Dokumente Basis für Kontrollen und Verbesserungen. Verträge und Checklisten bilden den Maßstab für eingekaufte Leistungen, und bei Abweichungen wird anhand der Dokumentation die Ursache ermittelt. Darüber hinaus ermöglicht eine umfassende Datenbasis effektives Lebenszyklusmanagement: Historische Dokumente (Ausführungspläne, Inbetriebnahmeprotokolle, Wartungsberichte) legen den Grundstein für Umbauten, Sanierungen oder Benchmark-Analysen. So unterstützt die Auswertung von Projektdaten das Facility Controlling und die Optimierung von Budgets.

Schließlich erlaubt revisionstaugliche Dokumentation Benchmarking und Wissensmanagement: Einheitlich strukturierte Leistungsverzeichnisse und Kennzahlen (z.B. nach GEFMA 250/260) machen Leistungsvergleiche möglich. Erfahrungswerte („Lessons Learned“) können systematisch in Knowledge-Management-Systeme fließen – von Effizienzanalyse bis Nutzerzufriedenheits-Benchmarks. Insgesamt schafft die konsequente Dokumentation einen methodischen Rückhalt für unternehmerische Steuerung und strategische Entscheidungen im FM.

Eine systematische Nachbereitung umfasst üblicherweise Lessons-Learned-Workshops und Feedbackschleifen. Nach Projektabschluss sollten alle Beteiligten (Facility Manager, Projektsteuerung, Abteilungen des Auftraggebers und Dienstleister) zusammenkommen, um Stärken und Schwächen des Verfahrens zu reflektieren. Dabei können Checklisten wie das erwähnte „Merkblatt Vergabedokumentation“ helfen, alle Elemente zu prüfen: Beispielsweise wird empfohlen, Verhandlungsprotokolle zu erstellen und jede Änderung der Leistungsbeschreibung zu begründen.

Parallel ist ein Vertrags- und Leistungscontrolling etabliert: Controlling-Tools analysieren Abweichungen von Soll-Leistungen in Echtzeit (z.B. über CAFM-Berichte oder KPI-Dashboards). Frühwarnindikatoren (z.B. Leistungsverzögerungen, Kostenüberschreitungen) werden über Schwellenwerte gesteuert. Abweichungen lösen Korrekturmaßnahmen oder Nachverhandlungen aus.

Nicht zuletzt gehören formalisierte Feedback-Mechanismen zu den Best Practices. Dazu zählen regelmäßige Review-Meetings während der Vertragslaufzeit ebenso wie anonymisierte Zufriedenheitsumfragen (der Nutzer oder des Bestellers) nach Projektphasen. Erkenntnisse aus allen Quellen werden dokumentiert (z.B. in einem „Verbesserungskatalog“) und fließen in künftige Leistungsverzeichnisse ein. All diese Schritte – Lessons Learned, Controlling, Feedback – werden selbst im Betreiberhandbuch oder Qualitätsmanagementhandbuch schriftlich festgehalten, um das Wissen verbindlich zu verankern.

Die Nachbereitung muss in ein übergreifendes Qualitäts- und Wissensmanagement eingebettet werden. Idealerweise existiert ein zertifiziertes FM-Managementsystem (z.B. ISO 41001), in dessen Rahmen alle Prozessdokumentationen (Vergabeakten, Leistungsverzeichnisse, Protokolle) revisionssicher abgelegt werden. GEFMA-Richtlinien wie GEFMA 700ff. („FM-Excellence“) liefern hierfür Leitlinien für kontinuierliche Verbesserung und Rechtskonformitäts-Management. Die Dokumentation dient dann nicht nur der internen Qualitätssicherung, sondern ist zugleich Input für interne Audits, Zertifizierungsaudits und Benchmarks.

Das Wissensmanagement profitiert wesentlich von systematischer Dokumentation: Erfahrungswissen aus jedem Verfahren wird gesammelt (z.B. in Lessons-Learned-Datenbanken), um eine Lernkultur zu fördern. Ein zentraler FM-Informationspool (z.B. FM-Portal oder Wiki) verlinkt Leistungsverzeichnisse, Vorlagen und Berichte. Auf diese Weise sind alle projekt- und liegenschaftsbezogenen Erkenntnisse langfristig verfügbar. Damit schließen sich der Regelkreis: Das dokumentierte Wissen aus abgeschlossenen Projekten speist die Optimierung von Prozessen und Leistungsverzeichnissen, und zukünftige Vergabeverfahren können auf diesem Erfahrungsschatz aufbauen.