Vorbereitung und Planung des Verfahrens

Das Ziel der Vorbereitung und Planung des Verhandlungsverfahrens im Facility Management ist es, einen rechtlich abgesicherten, transparenten und effizienten Verhandlungsprozess zu gewährleisten. Dies beginnt mit der präzisen Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen des Facility Managements sowie der Identifizierung relevanter rechtlicher Bestimmungen und Vorgaben. Die Verhandlungsvorbereitung umfasst die Entwicklung einer klaren Verhandlungsstrategie, die Auswahl geeigneter Dienstleister und die Festlegung objektiver Kriterien für die Angebotsbewertung. Während der Verhandlungen wird auf Transparenz geachtet, um faire und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen. Eine detaillierte Dokumentation des gesamten Verhandlungsprozesses ist essenziell, um spätere rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und eine effiziente Vertragserstellung zu ermöglichen. Ziel ist es, einen langfristigen, rechtskonformen und effektiven Servicevertrag abzuschließen, der die Qualität und Nachhaltigkeit der Facility Management-Dienstleistungen sicherstellt.

• Analyse der Anforderungen und Rahmenbedingungen des Projekts.

• Auswahl der geeigneten Vergabeform: Verhandlungsverfahren mit oder ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb.

• Entwicklung detaillierter Leistungsbeschreibungen, angepasst an die Anforderungen des Auftraggebers.

• Festlegung von Bewertungskriterien wie Preis, Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation.

• Integration von Service Level Agreements (SLAs) und Key Performance Indicators (KPIs) zur Messung der Leistungserbringung.

• Durchführung einer Marktanalyse zur Identifikation potenzieller Anbieter.

• Unterstützung bei der Präqualifikation geeigneter Unternehmen und Erstellung einer Bieterliste.