Interessenvertretung durch Verhandlungsverbände
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Verbände: Verhandlungsverfahren im FM
Verhandlungsverfahren sind eine Vergabeart nach deutschem Vergaberecht (z.B. VgV), die insbesondere bei komplexen Facility-Management-Leistungen angewandt wird. Dabei können Auftraggeber nach Einholung von Erstangeboten mit den Bietern verhandeln, um Leistungsspezifikationen oder Preisstrukturen anzupassen. Verbände spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle, da sie Branchenstandards und -leitlinien erarbeiten, Wissen bündeln und den Erfahrungsaustausch fördern. So stellt beispielsweise der Bundesinnungsverband der Gebäudereiniger Materialien bereit, mit denen Ausschreibung und Vergabe von Gebäudediensten systematisch, schnell und rechtssicher durchgeführt werden können. Verbände bieten darüber hinaus Schulungen, Werkzeuge und Netzwerke, um FM-Fachabteilungen bei Verhandlungsverfahren und Ausschreibungen zu unterstützen.
Branchenverbände für FM‑Vergabeverfahren vorgestellt
GEFMA e.V. (Deutscher Verband für Facility Management)
GEFMA ist der führende Branchenverband im deutschen Facility-Management. Er vertritt über 1.000 Unternehmen des FM-Dienstleistungssektors (inkl. Betreiber und Dienstleister) und hat sich seit 1989 für einheitliche Begriffsdefinitionen und Qualitätsstandards im FM eingesetzt. Im Mittelpunkt stehen die Entwicklung von Richtlinien, Benchmarking-Standards und Zertifizierungsprogrammen (z.B. für CAFM-Software und Nachhaltigkeit).
Rolle beim Verhandlungsverfahren: Dieser Verband entwickelt Richtlinien für die Ausschreibung und Vergabe von FM-Dienstleistungen (z.B. GEFMA 502 „Kriterien zur Ausschreibung von Facility Services“).
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Leitlinien und Vorlagen: GEFMA publiziert u.a. standardisierte Leistungsverzeichnisse und Musterverträge für FM-Services (z.B. gemeinsam mit RealFM).
Schulungen und Zertifizierung: Der Verband bietet Weiterbildungen und Zertifikate für FM-Professionals an (u.a. Ausbildungsrahmenpläne, Qualitätsmanagement).
Netzwerke und Austausch: Über Fachkreise, Kongresse und die Initiative „FM – Die Möglichmacher“ fördert GEFMA den Dialog und Erfahrungsaustausch zwischen Auftraggebern und Dienstleistern.
Offizieller Weblink: www.gefma.de
BME e.V. (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik)
Der BME ist die führende deutsche Einkaufs- und Logistik-Community mit über 12.000 Mitgliedern aus allen Wirtschaftsbereichen. Als Sprachrohr für Beschaffungs- und Logistikexperten in Deutschland und Europa setzt er sich für effiziente Beschaffungsprozesse, offene Märkte und praxisnahe Innovationen ein. Durch seine Fachgruppen und Veranstaltungen identifiziert der BME frühzeitig relevante Trends im Einkauf und entwickelt Leitfäden und Werkzeuge für die Praxis.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: Der BME berät Einkaufsabteilungen – auch im FM – zur optimalen Gestaltung von Verhandlungsverfahren und zur rechtssicheren Ausgestaltung von Ausschreibungen (z.B. Seminare zum Einkauf von FM-Leistungen).
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Schulungen: Organisation von Seminaren und Lehrgängen zum Einkauf von Facility-Management-Leistungen (z.B. Gestaltung von Leistungsverzeichnissen und Verhandlungsstrategien).
Werkzeuge: Publikationen und Studien zu Einkaufsprozessen, inklusive Vorlagen zur Bedarfsanalyse und Leistungsbeschreibung.
Netzwerke: Fachgruppen und regionale BME-Netzwerke verknüpfen Einkaufsexperten aus FM-Unternehmen und -Organisationen zum Erfahrungsaustausch.
Offizieller Weblink: www.bme.de
Bundesverband Public Private Partnership (BPPP) e.V.
Der BPPP ist die zentrale Fachplattform für Öffentlich-Private Partnerschaften (ÖPP/PPP) in Deutschland. Er vereint Know-how von öffentlichen Auftraggebern und privaten Partnern zur Lebenszyklus-orientierten Planung und Umsetzung von Infrastruktur- und Immobilienprojekten. In Arbeitskreisen und Veröffentlichungen treibt der Verband die Weiterentwicklung von ÖPP-Modellen voran und fördert bewährte Vergabepraktiken.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: Als Fürsprecher von PPP (ÖPP) unterstützt der BPPP den Einsatz wettbewerblicher Verhandlungsverfahren bei großen Infrastruktur-FM-Projekten und bündelt Erfahrungen aus erfolgreichen PPP-Vorhaben.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Studien & Leitfäden: Publikation von Whitepapers und Kurzstudien zu PPP- und Vergabemodellen (z.B. aktuelle Handlungsempfehlungen für PPP bei öffentlicher Infrastruktur).
Beratung & Workshops: Fachveranstaltungen und Arbeitsgruppen, in denen FM-Verantwortliche aus öffentlicher Hand konkrete Vergabe- und Finanzierungsfragen diskutieren.
Netzwerk & Events: Veranstaltungen und Seminare bringen FM-Professionals mit PPP-Erfahrung zusammen (z.B. Vorstellung von Best-Practice-Pilotprojekten).
Offizieller Weblink: www.bppp.de
Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV)
Der BIV (Die Gebäudedienstleister) ist die Spitzenvereinigung des Gebäudereiniger-Handwerks in Deutschland. Er vertritt rund 2.500 Mitgliedsbetriebe und damit etwa 700.000 Beschäftigte der Reinigungsbranche. Der Verband setzt sich für tarifliche und rechtliche Interessen seiner Mitglieder ein und stellt branchenrelevantes Wissen bereit.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: Der BIV fördert fachgerechte Ausschreibungen von Reinigungs- und Gebäudedienstleistungen. Er gibt Auftraggebern Hinweise, wie Leistungsverzeichnisse so zu gestalten sind, dass Angebote vergleichbar sind und die Vergabe fair erfolgt.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Leitfäden & Vorlagen: Kostenlose Broschüren zur Leistungsbeschreibung (z.B. „Leistungskennziffern im Gebäudereiniger-Handwerk“) und Richtlinien, die ausdrücklich auf die Anforderungen von VOB/VgV/AUF und UVgO bei Reinigungsvergaben eingehen.
Rechtliche Info: Publikationen zu Tarifen, Arbeitsschutz und Vertragsrecht im Gebäudedienstleistungsbereich.
Austausch & Qualifikation: Fachseminare, Fortbildungen und Branchentreffen zum Thema Ausschreibung und Auftragsvergabe sowie eine Online-Plattform zum Finden von Dienstleistern.
Offizieller Weblink: www.die-gebaeudedienstleister.de
VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau) – Fachverband Anlagen-Instandhaltung (AIG)
Der VDMA ist ein industrieweit bedeutender Verband für den Maschinen- und Anlagenbau. Die Arbeitsgruppe „Anlagen-Instandhaltung, Gebäudetechnik, HVAC“ im VDMA entwickelt Standards für den technischen Service von Anlagen. Bekannt ist insbesondere die Richtlinie VDMA 24186, die europaweit ein De-facto-Standard für die systematische Leistungsbeschreibung von Wartungstätigkeiten an technischen Anlagen ist.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: Der VDMA (AIG) definiert standardisierte Leistungspositionen für Inspektion, Wartung und Instandsetzung in der TGA. Durch den Einsatz der Richtlinie VDMA 24186 können Verhandlungsverfahren für Instandhaltungsleistungen effizienter und vergleichbarer gestaltet werden.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Technische Regelwerke: Veröffentlichung von Richtlinienblättern (z.B. VDMA 24186-Teile 0–7), die Leistungsverzeichnisse für Wartungsaufträge präzisieren.
Forschung & Beratung: Fachpublikationen und Expertenkreise zu neuen Technologien in der Gebäudetechnik-Wartung.
Branchennetzwerk: Veranstaltungen und Arbeitskreistreffen für Instandhaltungsfachleute aus Industrie und FM, um Neuerungen bei Serviceprozessen zu diskutieren.
Offizieller Weblink: www.vdma.org
RealFM e.V. (Verband der Real Estate und Facility Manager)
RealFM ist ein berufsständischer Verband für Facility- und Immobilienmanager, der 2006 aus IFMA Deutschland hervorging. Mit Sitz in Berlin zählt der Verband rund 400 Mitglieder. RealFM ist stark nutzerorientiert: Etwa 75 % der Mitglieder sind Auftraggeber aus der Praxis. Der Verband bietet Arbeitskreise, Regionalkreise und Branchenzirkeln, in denen Mitglieder aktiv Branchenstandards mitgestalten können. Zudem entwickelt RealFM praxisnahe Produkte wie Publikationen und Weiterbildungskonzepte zur Unterstützung seiner Mitglieder.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: RealFM engagiert sich für rechtssichere Vertragsbeziehungen im FM. Gemeinsam mit GEFMA hat RealFM z.B. Standardleistungsverzeichnis (SLV) und Mustervertrag für Facility Services (beides GEFMA 520 bzw. 510) veröffentlicht, die als Arbeitsinstrumente bei Ausschreibungen dienen.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Leitfäden und Tools: RealFM stellt u.a. das aktuelle SLV und Mustervertrag bereit, die Klarheit über Serviceumfang und Qualität schaffen und dadurch Verhandlungen und Zuschlagsentscheidungen erleichtern.
Weiterbildung: Seminare und Workshops zu Themen wie Vertragsgestaltung, Verhandlungsführung und CAFM-Einsatz.
Vernetzung: Durch Arbeitskreise und regionale Foren fördert RealFM den Erfahrungsaustausch zwischen FM-Verantwortlichen von Anwender- und Auftraggeberseite.
Offizieller Weblink: www.realfm.de
Bundesverband der Sicherheitswirtschaft (BDSW)
Der BDSW ist der Wirtschafts- und Arbeitgeberverband für die private Sicherheitswirtschaft in Deutschland. Er vertritt rund 1.000 Unternehmen (z.B. Wach- und Objektschutz, Sicherheitstechnik) gegenüber Politik und Verwaltung. Ziel des BDSW ist die professionelle Weiterentwicklung der Sicherheitsbranche.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: In Verbindung mit FM stehen oft Sicherheitsdienste und -systeme zur Ausschreibung. Der BDSW gibt Qualitätsstandards und Leistungsverzeichnisse für Sicherheitsdienstleistungen vor und unterstützt Auftraggeber dabei, Sicherheitsauflagen korrekt in Ausschreibungen zu integrieren.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Tarif- und Vertragsinformationen: Veröffentlichung von Musterverträgen, Rahmenverträgen und Tarifinformationen für Sicherheitspersonal.
Leitlinien: Leitfäden zur bedarfsorientierten Planung von Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Risikoanalyse für Objektschutz).
Netzwerk & Schulungen: Fachseminare zu Sicherheitsmanagement und Erfahrungsaustausch in Fachbeiräten.
Offizieller Weblink: www.bdsw.de
DIN e.V. (Deutsches Institut für Normung)
DIN ist das deutsche Normungsinstitut und verantwortet nationale und internationale Normen. Zwar ist es kein klassischer „Branchenverband“, doch spielt DIN eine bedeutende Rolle für FM-bezogene Beschaffungsprozesse. Unter seiner Regie entstehen technische Regelwerke, die als Grundlage für Ausschreibungen dienen.
Rolle beim Verhandlungsverfahren: DIN-Normen legen die Rahmenbedingungen für Vergaben fest (z.B. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – VOB) und standardisieren Qualitätssicherung. Spezifische FM-Normen (z.B. zu CAFM-Systemen oder nachhaltigem Gebäudebetrieb) strukturieren Inhalte von Leistungsverzeichnissen.
Unterstützung für FM-Abteilungen:
Normung: Entwicklung von FM-relevanten Normen (z.B. DIN SPEC und DIN-EN-Reihen zu Facility Management).
Werkzeuge: Bereitstellung einer Datenbank mit Normen und Leitfäden für die Vergabepraxis.
Arbeit in Gremien: Ermöglicht es FM-Experten, in Normenausschüssen mitzuarbeiten und so Standards zu prägen.
Offizieller Weblink: www.din.de