Präsentation: Verhandlungsverfahren

Ein Verhandlungsverfahren ist ein Vergabeverfahren, bei dem der Auftraggeber mit ausgewählten Bietern über Angebote verhandelt, um Inhalte, technische Lösungen, Preisbestandteile, Vertragsbedingungen und Leistungsdetails zu verbessern. Im öffentlichen Oberschwellenbereich ist das Verhandlungsverfahren insbesondere in § 17 VgV geregelt.

FM-Leistungen sind oft komplex, langfristig und schwer vollständig vorab zu beschreiben. Technisches FM, Betreiberpflichten, Energie, Nachhaltigkeit, CAFM, Reinigungslogik, Sicherheitsleistungen, Service Desk, Dokumentation und Mobilisierung haben viele Schnittstellen. Ein Verhandlungsverfahren ermöglicht, diese Anforderungen mit den Bietern fachlich zu klären und zu tragfähigen Vertragslösungen zu verdichten.

Nach § 14 VgV kann ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb unter anderem zulässig sein, wenn die Bedürfnisse des Auftraggebers nicht ohne Anpassung verfügbarer Lösungen erfüllt werden können, konzeptionelle oder innovative Lösungen erforderlich sind, der Auftrag aufgrund Komplexität, rechtlichem oder finanziellem Rahmen oder Risiken nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann oder die Leistung nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden kann.

Der Begriff Verhandlungsverfahren wird typischerweise im Oberschwellenbereich nach VgV verwendet. Die Verhandlungsvergabe ist die entsprechende Verfahrensart im Unterschwellenbereich nach UVgO. § 12 UVgO regelt die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb.

Beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wird zunächst öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Interessierte Unternehmen reichen Eignungsnachweise ein. Nur die nach Eignungsprüfung ausgewählten Unternehmen werden zur Angebotsabgabe und späteren Verhandlung eingeladen. § 17 VgV beschreibt diesen Ablauf und sieht eine Teilnahmefrist von mindestens 30 Tagen vor.

Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt keine öffentliche Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen. Der Auftraggeber fordert unmittelbar ausgewählte Unternehmen zur Abgabe von Erstangeboten auf. Diese Variante ist vergaberechtlich nur unter engen Voraussetzungen zulässig, etwa bei bestimmten Alleinstellungssituationen, äußerster Dringlichkeit oder erfolglosen vorausgegangenen Verfahren.

Die falsche Verfahrensart kann zu Rügen, Nachprüfungsverfahren, Verzögerungen oder Aufhebung des Verfahrens führen. § 14 VgV stellt klar, dass offenes und nicht offenes Verfahren grundsätzlich zur Verfügung stehen, während Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft nur genutzt werden dürfen, soweit dies gesetzlich gestattet ist.

Seit dem 1. Januar 2026 gelten laut Bundeswirtschaftsministerium unter anderem 216.000 Euro für sonstige Liefer- und Dienstleistungsaufträge, 140.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberster und oberer Bundesbehörden, 432.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Bereich Trinkwasser, Energie, Verkehr sowie Verteidigung und Sicherheit und 5.404.000 Euro für Bauleistungen und Konzessionen.

Die Bedarfsermittlung ist der fachliche Ausgangspunkt. Sie klärt, welche FM-Leistungen benötigt werden, welche Objekte, Flächen und Anlagen betroffen sind, welche Service-Level erforderlich sind, welche Betreiberpflichten bestehen, welche Daten vorhanden sind und welche Ziele erreicht werden sollen. FM-Connect beschreibt die Bedarfsermittlung als Grundlage für alle weiteren Planungen im Verhandlungsverfahren.

Eine Leistungsbeschreibung sollte Leistungsgegenstand, Umfang, Qualitätsanforderungen, Mindestanforderungen, Service-Level, Schnittstellen, Anlagen- und Flächendaten, Betreiberpflichten, Dokumentationspflichten, Reporting, Mitwirkungspflichten, Vertragslaufzeit, Preislogik, Nachhaltigkeitsanforderungen und Bewertungskriterien enthalten.

Mindestanforderungen definieren die unverzichtbaren Anforderungen an Leistung, Qualität, Sicherheit oder Vertrag. Sie dürfen nach § 17 VgV während der Verhandlungen nicht verhandelt werden. Deshalb müssen sie vorab fachlich belastbar und eindeutig formuliert sein.

Mindestanforderungen sind zwingende Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Zuschlagskriterien dienen der Bewertung der zulässigen Angebote. Über Zuschlagskriterien darf im Verhandlungsverfahren ebenfalls nicht verhandelt werden. Sie müssen vorab so bestimmt werden, dass die finale Bewertung transparent und nachvollziehbar bleibt.

Ein indikatives Angebot ist ein erstes Angebot der zugelassenen Bieter. Es dient als Grundlage für technische Klärungen und Verhandlungen. Im FM kann es beispielsweise Aussagen zu Betriebsmodell, Personalkonzept, SLA, Preisstruktur, Mobilisierung, CAFM-Nutzung, Nachhaltigkeit und Risikoverteilung enthalten.

Verhandelt werden können technische Lösungen, Organisationsmodelle, Service-Level, Preis- und Vergütungsstrukturen, Schnittstellen, Dokumentationspflichten, Mobilisierung, Reporting, Nachhaltigkeitskonzepte, Innovationsanteile, Risikoverteilung und Vertragsdetails. Nicht verhandelbar sind festgelegte Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.

Die technische Klärung stellt sicher, dass Bieter die Anforderungen, Bestandsdaten, Anlagen, Flächen, Schnittstellen und Betriebsbedingungen richtig verstehen. FM-Connect beschreibt technische Klärungen als besonders wichtig bei komplexen FM-Projekten, weil spezifische technische Anforderungen entscheidend für präzise Angebote sind.

Ein Abschichtungsverfahren reduziert die Zahl der Angebote oder Bieter in aufeinanderfolgenden Phasen. Nach § 17 VgV kann der Auftraggeber die Verhandlungen phasenweise durchführen, wenn er dies zuvor bekannt gemacht hat; die Verringerung erfolgt anhand der Zuschlagskriterien. In der Schlussphase muss Wettbewerb gewährleistet bleiben, sofern ursprünglich ausreichend Angebote oder Bieter vorhanden waren.

Finale Angebote sind die endgültigen Angebote nach Abschluss der Verhandlungen. Der Auftraggeber unterrichtet die verbleibenden Bieter, setzt eine einheitliche Frist und bewertet die endgültigen Angebote anhand der Zuschlagskriterien. Nach Abgabe finaler Angebote wird nicht mehr verhandelt.

Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der festgelegten Zuschlagskriterien ermittelt. Neben dem Preis können Qualität, Organisation, technische Lösung, Nachhaltigkeit, Innovation, Servicequalität, Betriebssicherheit, Lebenszykluskosten und TCO berücksichtigt werden. § 127 GWB stellt auf das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ab.

Lebenszykluskosten können als Grundlage des Zuschlagskriteriums „Kosten“ verwendet werden. § 59 VgV nennt unter anderem Anschaffungskosten, Nutzungskosten, Energie- und Ressourcenverbrauch, Wartungskosten, Kosten am Ende der Nutzungsdauer sowie externe Umweltkosten. Für FM-Vergaben ist dies besonders relevant, weil Betriebskosten häufig deutlich stärker wirken als einmalige Beschaffungskosten.

Sinnvolle Kriterien sind Preis, Betreiberkonzept, Personalkonzept, technische Qualität, Reaktionszeiten, Störungsmanagement, Dokumentationsqualität, CAFM-Fähigkeit, Nachhaltigkeit, Innovationsbeitrag, Mobilisierungskonzept, Qualifikation, Erfahrung, Risikomanagement, Servicequalität und Reporting.

Die Bewertungsmatrix übersetzt Zuschlagskriterien in eine nachvollziehbare Entscheidung. Sie macht Gewichtungen, Bewertungsskalen, Nachweise und Punktevergabe transparent. Ohne saubere Bewertungsmatrix steigen Streit-, Rüge- und Dokumentationsrisiken.

Alle Bieter müssen gleich behandelt werden. § 17 VgV verpflichtet den Auftraggeber, sich jeder diskriminierenden Weitergabe von Informationen zu enthalten und vertrauliche Informationen eines Bieters nicht ohne dessen Zustimmung an andere Teilnehmer weiterzugeben.

Vertraulichkeit schützt technische Konzepte, Preise, Kalkulationen, Betriebsmodelle und vertrauliche Informationen der Bieter. Der Auftraggeber darf solche Informationen nicht ohne konkrete Zustimmung weitergeben. Das ist im FM besonders wichtig, weil Bieter häufig spezifische Betreiberkonzepte, Personalkalkulationen und digitale Lösungsansätze offenlegen.

Dokumentation ist zentral für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit. § 8 VgV verlangt eine fortlaufende Dokumentation des Verfahrens, einschließlich Kommunikation, interner Beratungen, Verhandlungen, Auswahlentscheidungen und Zuschlagsgründen.

Der Vergabevermerk enthält unter anderem Auftraggeber, Gegenstand und Wert des Auftrags, berücksichtigte und nicht berücksichtigte Bewerber oder Bieter, Gründe für Auswahl und Nichtberücksichtigung, Gründe für die Auswahl des erfolgreichen Angebots sowie bei Verhandlungsverfahren die rechtfertigenden Umstände.

Nach § 8 VgV sind Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote, Teilnahmeanträge und Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch drei Jahre ab Zuschlag. Für Kopien bestimmter abgeschlossener Verträge gelten ebenfalls Aufbewahrungspflichten.

Digitale Vergabeplattformen unterstützen Bekanntmachung, Kommunikation, Angebotsabgabe, Dokumentation, Bewertungsprozesse und revisionssichere Ablage. Das Bundeswirtschaftsministerium beschreibt die elektronische Vergabe als inzwischen selbstverständlichen Standard und verweist auf eForms für EU-Bekanntmachungen seit 25. Oktober 2023.

eForms sind elektronische Standardformulare für EU-Bekanntmachungen. Sie beruhen nicht mehr auf abgeschlossenen Formularen, sondern auf elektronischen Datenfeldern und sollen Ausschreibungssuche und digitale Vergabeprozesse verbessern.

Moderne Technologien unterstützen Angebotsanalyse, Preisvergleich, Dokumentenmanagement, Bewertungsmatrizen, Vertragsmanagement, Echtzeitinformationen, Bieterkommunikation und spätere SLA-Überwachung. FM-Connect nennt Ausschreibungsplattformen, Vertragsmanagementsysteme, IoT-Sensorik und CAFM-Software als Werkzeuge zur Effizienz- und Transparenzsteigerung.

KI kann bei Dokumentenanalyse, Bieterfragen, Risikohinweisen, Vergleich von Angebotstexten, Terminverfolgung, Zusammenfassung von Verhandlungsprotokollen und Plausibilitätsprüfungen unterstützen. Entscheidungen, Wertungen und vertrauliche Bieterinformationen müssen jedoch weiterhin durch qualifizierte Personen kontrolliert, dokumentiert und vergaberechtskonform behandelt werden.

Private Auftraggeber sind regelmäßig nicht an das öffentliche Vergaberecht gebunden, sofern keine besonderen Förder-, Konzessions-, Sektoren- oder sonstigen Vergabepflichten greifen. Sie können verhandlungsorientierte Beschaffungsprozesse flexibler gestalten. Dennoch sind Transparenz, Gleichbehandlung, Dokumentation, Vertraulichkeit und klare Bewertungslogik auch dort zweckmäßig, um wirtschaftliche und belastbare FM-Verträge zu erzielen.

Typische Fehler sind unklare Mindestanforderungen, schwache Bestandsdaten, unpräzise Service-Level, fehlende Bewertungslogik, unsaubere Trennung von Eignungs- und Zuschlagskriterien, informelle Bieterkommunikation, unvollständige Protokolle, unklare Verhandlungsagenda, unzulässige Informationsweitergabe, fehlende TCO-Betrachtung und zu späte Einbindung der späteren Betreiberorganisation.

Geeignet sind insbesondere komplexe technische FM-Leistungen, Betreiberverträge, integriertes Facility Management, Total Facility Management, TFM/TTS, Energie- und Nachhaltigkeitsprojekte, CAFM- oder Digitalisierungsleistungen, Betreiberpflichtenmanagement, kritische Infrastruktur, komplexe Reinigungs- oder Sicherheitsmodelle, Mobilisierung größerer Standorte und langfristige Rahmenverträge mit vielen Schnittstellen.

Eher weniger geeignet sind stark standardisierte Leistungen mit klar beschreibbarem Umfang und geringem Komplexitätsgrad, etwa einfache Lieferleistungen oder Routineleistungen ohne wesentlichen Klärungsbedarf. Dort können offene, nicht offene oder einfachere nationale Verfahren wirtschaftlicher und schneller sein.

Facility Management liefert Bestandsdaten, Anlagenlisten, Flächeninformationen, Nutzeranforderungen, Betreiberpflichten, Service-Level, Störungshistorien, Dokumentationsanforderungen, Schnittstellenwissen und Einschätzungen zur praktischen Umsetzbarkeit der Angebote. Ohne FM-Beteiligung entstehen häufig Verträge, die kaufmännisch formal sauber, aber betrieblich schwer steuerbar sind.

Der Einkauf steuert Vergabestrategie, Fristen, Plattform, Bieterkommunikation, formale Vergabeunterlagen, Bewertungsprozess, Verfahrensdisziplin und Vertragsabschluss. Bei komplexen FM-Vergaben muss der Einkauf eng mit FM, Technik, Recht, HSE, Controlling und Nutzern zusammenarbeiten.

Die Rechtsabteilung prüft Verfahrensart, Vertragsstruktur, Haftung, Nachunternehmer, Datenschutz, Mitbestimmung, Versicherungen, Änderungen, Kündigungsrechte, Eskalationsregeln und Dokumentationspflichten. Im öffentlichen Bereich ist zusätzlich die vergaberechtliche Zulässigkeit der Verfahrensart und der Verhandlungsführung zu prüfen.

Nachhaltigkeit kann in Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterien und Ausführungsbedingungen berücksichtigt werden. Das Bundeswirtschaftsministerium weist darauf hin, dass das Vergaberecht die Einbeziehung umweltbezogener und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte sowie Innovation ermöglicht.

Das Bundeswirtschaftsministerium beschreibt das Vergabebeschleunigungsgesetz als Gesetz, das zum 1. Juli 2026 in Kraft tritt und Verfahren vereinfachen, Wertgrenzen anheben, digitale Abläufe stärken und Dokumentationspflichten reduzieren soll. Für konkrete Verfahren ist der jeweils aktuelle Rechtsstand zu prüfen.

Das Ergebnis ist ein wirtschaftlicher, transparenter und betrieblich belastbarer FM-Vertrag. Anforderungen sind geklärt, Risiken sind verteilt, Service-Level sind messbar, Preise sind nachvollziehbar, Schnittstellen sind geregelt, Dokumentation ist vollständig, Bieter wurden fair behandelt und die Vergabeentscheidung ist revisionssicher begründet. Damit wird das Verhandlungsverfahren zu einem wirksamen Instrument für komplexe, qualitätsorientierte und zukunftsfähige Facility-Management-Beschaffungen.