Wettbewerb gezielt auf die stärksten Angebote konzentrieren
Bei umfangreichen Verhandlungsverfahren kann die gleichzeitige Weiterführung zahlreicher Bieter erheblichen Aufwand verursachen.
Eine geplante Abschichtung kann diesen Aufwand reduzieren und die folgenden Verhandlungsphasen auf diejenigen Angebote konzentrieren, die nach dem jeweiligen Verfahrensstand die besten Aussichten besitzen.
Abschichtung im Verhandlungsverfahren strategisch und transparent anwenden
Eine Reduzierung des Bieterkreises darf nicht spontan beschlossen werden.
Wenn das Verfahren in mehreren Phasen durchgeführt und die Zahl der Angebote reduziert werden soll, muss dies bereits im Verfahrensdesign berücksichtigt und entsprechend bekannt gemacht werden.
Dadurch wissen alle Teilnehmer von Beginn an, dass Zwischenbewertungen über die weitere Teilnahme entscheiden können.
Zeitpunkt bewusst wählen
Eine zu frühe Abschichtung kann problematisch sein.
Ist der Angebotsstand noch stark verhandlungsbedürftig, sagt eine frühe Bewertung möglicherweise wenig über das spätere Potenzial eines Angebots aus.
Eine zu späte Abschichtung reduziert dagegen kaum noch Aufwand.
Der richtige Zeitpunkt hängt davon ab, wann ausreichend belastbare Angebotsinformationen vorliegen.
Zuschlagskriterien als Grundlage verwenden
Die Abschichtung darf keine zusätzliche Bewertungslogik erhalten. Maßgeblich sind die festgelegten Zuschlagskriterien.
Das bedeutet beispielsweise:
Wenn Personalkonzept, Betriebskonzept, Implementierung und Preis bewertet werden, muss die Zwischenbewertung diese Systematik berücksichtigen.
Ein subjektiver Eindruck aus der Präsentation darf keine verdeckte Zusatzwertung darstellen.
Präsentation und tatsächliche Qualität unterscheiden
Gerade in Verhandlungsverfahren können professionell auftretende Bieterteams einen starken Eindruck erzeugen.
Entscheidend ist jedoch nicht die Präsentation als solche, sondern die Qualität des angebotenen Lösungsansatzes.
Ein attraktives Organigramm ersetzt beispielsweise keine belastbare Personalbemessung.
Risikohinweise richtig einordnen
Zusätzlich zur Punktebewertung können erhebliche Risiken sichtbar werden.
Beispiele:
hohe Abhängigkeit von Nachunternehmern,
geringe Personalreserven,
unrealistische Mobilisierung,
problematische Kalkulationsannahmen.
Solche Aspekte sollten innerhalb der bestehenden Bewertungssystematik berücksichtigt werden, nicht über neue, nachträglich eingeführte Kriterien.
Wettbewerbsdruck erhalten
Eine Abschichtung auf einen einzigen Bieter sollte möglichst vermieden werden, solange ein echter Wettbewerb sinnvoll aufrechterhalten werden kann.
Gerade in späteren Verhandlungsrunden besitzt der verbleibende Wettbewerb eine wichtige wirtschaftliche Funktion.
Für jeden ausgeschiedenen und jeden verbleibenden Bieter muss nachvollziehbar sein:
welcher Angebotsstand bewertet wurde,
welche Kriterien angewendet wurden,
welches Ergebnis erreicht wurde,
wie die Rangfolge entstand.
Abschichtung als strukturierter Entscheidungspunkt
Gut vorbereitet ist die Abschichtung kein informelles „Aussortieren“. Sie ist ein formaler Meilenstein innerhalb des Geschäftsprozesses.
Sie reduziert Aufwand, konzentriert fachliche Ressourcen und hält gleichzeitig den Wettbewerb zwischen den leistungsfähigsten Angeboten aufrecht.
