Wenn ein Bieter bei einem Betriebskonzept beispielsweise deutlich besser bewertet wird, sollte die Vergabeempfehlung erklären, worin die konkrete Mehrqualität besteht.
Das kann beispielsweise sein:
bessere Personalorganisation,
höhere Vertretungssicherheit,
objektbezogene technische Lösung,
realistischere Mobilisierung,
besseres Störungsmanagement,
überzeugendere Qualitätssicherung.
Konkreten Objektbezug berücksichtigen
Besonders bei Beratungs- und Konzeptleistungen sollte die Transferleistung auf das konkrete Objekt sichtbar sein.
Ein allgemeines methodisches Konzept kann fachlich korrekt sein, aber wenig über die konkrete Aufgabe aussagen.
Eine hochwertige Vergabeempfehlung unterscheidet daher zwischen allgemeiner Fachkompetenz und tatsächlich auf den Auftrag übertragener Lösung.
Wirtschaftlichkeit transparent darstellen
Die wirtschaftliche Bewertung sollte so dargestellt sein, dass sie auch von einem Entscheidungsgremium nachvollzogen werden kann.
Neben dem Gesamtpreis können relevant sein:
Jahreskosten,
einmalige Start-up-Kosten,
optionale Leistungen,
Laufzeitkosten,
weitere wertungsrelevante Preisbestandteile.
Entscheidend ist, dass vergleichbare Preisstände gegenübergestellt werden.
Risiken erläutern
Wesentliche Umsetzungsrisiken können ergänzend dargestellt werden.
Beispiele sind:
knappe Personalausstattung,
starke Nachunternehmerabhängigkeit,
ungeklärte Schlüsselressourcen,
ambitionierte Start-up-Planung,
relevante Vertragsabweichungen.
Diese Risikobetrachtung darf allerdings keine neue Zuschlagsmethodik schaffen.
Rangfolge nachvollziehbar begründen
Eine gute Empfehlung beantwortet deshalb nicht nur: Wer liegt auf Rang 1?
Sondern auch: Warum liegt dieser Bieter vor dem Zweitplatzierten?
Gerade bei geringen Punkteabständen ist diese fachliche Differenzierung wesentlich.
Wertungsversprechen in den Vertrag überführen
Eine häufig unterschätzte Aufgabe folgt unmittelbar nach der Entscheidung.
Alle für die Bewertung relevanten Leistungsversprechen müssen im späteren Vertragsstand erhalten bleiben.
Andernfalls besteht das Risiko, eine Qualität zu bewerten, die vertraglich nicht geschuldet wird.
Eine gute Vergabeempfehlung verdichtet die Ergebnisse auf das Wesentliche:
Damit erhält das zuständige Entscheidungsgremium eine belastbare Grundlage, ohne das gesamte Verfahren erneut rekonstruieren zu müssen.
Die Qualität einer Vergabeempfehlung zeigt sich letztlich daran, dass auch ein fachlich informierter Dritter nachvollziehen kann, warum gerade das empfohlene Angebot unter den vorgegebenen Bedingungen das wirtschaftlichste und für den konkreten FM-Auftrag tragfähigste Angebot darstellt.
