Informationsstände im Wettbewerb systematisch beherrschen
Bei komplexen Vergaben entstehen zahlreiche Rückfragen. Sie betreffen technische Inhalte, Verträge, Preisblätter, Anlagenlisten, Termine oder organisatorische Anforderungen. Das Problem sind nicht die Fragen selbst. Entscheidend ist, wie mit ihnen umgegangen wird.
Bieterfragen und Verfahrenskommunikation transparent steuern
Bieterfragen sollten ausschließlich über den dafür vorgesehenen Kommunikationsweg bearbeitet werden.
Dadurch wird verhindert, dass einzelne Fachabteilungen neben dem offiziellen Verfahren eigene Informationen weitergeben.
Jede Frage sollte mindestens enthalten:
fortlaufende Nummer,
Eingangsdatum,
Bieter,
Themengebiet,
betroffenes Dokument,
zuständige Bearbeitung,
Antwort,
Veröffentlichungsstatus.
Fachfragen fachlich beantworten
Technische Fragen gehören zu technischen Fachverantwortlichen. Vertragsfragen benötigen entsprechende Vertrags- oder Rechtsexpertise. Kaufmännische Fragestellungen sollten mit Einkauf beziehungsweise Vergabestelle abgestimmt werden.
Die zentrale Koordination verhindert widersprüchliche Aussagen.
Individuelle und allgemeine Informationen unterscheiden
Nicht jede Antwort muss allen Bietern mitgeteilt werden.
Betrifft eine Frage ausschließlich eine individuelle Aussage des betreffenden Bieters, kann sie bieterspezifisch bleiben.
Klärt die Antwort dagegen eine allgemeine Anforderung der Ausschreibung, kann sie für alle Wettbewerbsteilnehmer relevant sein.
Diese Unterscheidung ist wesentlich für die Gleichbehandlung.
Bieterfragen als Qualitätsindikator nutzen
Viele gleichartige Fragen sind ein Warnsignal.
Wenn mehrere Unternehmen beispielsweise dieselbe Verantwortungsgrenze nicht verstehen, sollte der Auftraggeber prüfen, ob die Leistungsbeschreibung ausreichend eindeutig ist.
Die richtige Reaktion lautet dann nicht zwingend „noch eine Antwort“, sondern gegebenenfalls eine präzisere Vergabeunterlage.
Änderungen kontrolliert durchführen
Aus einer Bieterfrage kann eine Änderung entstehen.
Dann muss eindeutig festgelegt werden:
welches Dokument betroffen ist,
welche Fassung ersetzt wird,
ab wann die neue Fassung gilt,
ob sich Auswirkungen auf Preise oder Konzepte ergeben,
ob Fristen angepasst werden müssen.
Ein Änderungsregister erhöht bei umfangreichen Verfahren die Transparenz erheblich.
Verhandlungsprotokolle einbeziehen
Auch während der Verhandlungen entstehen Aussagen und Klarstellungen.
Sie sollten nicht unkontrolliert neben den schriftlichen Vergabeunterlagen existieren.
Es muss erkennbar sein, ob eine Aussage:
lediglich erläutert,
einen offenen Punkt beschreibt,
eine Überarbeitung des Angebots verlangt,
oder den allgemeinen Verfahrensstand verändert.
Finalen Informationsstand konsolidieren
Am Ende darf ein Bieter nicht selbst aus zahlreichen Frage-Antwort-Katalogen, Protokollen und Dateiversionen rekonstruieren müssen, was eigentlich gilt.
Vor dem endgültigen Angebot sollte deshalb ein möglichst konsistenter Informationsstand hergestellt werden.
Kommunikation als Vergabemanagement
Professionelle Bieterkommunikation bedeutet nicht maximale Kommunikation.
Sie bedeutet kontrollierte, nachvollziehbare und gleichbehandelnde Kommunikation.
Damit trägt das Fragenmanagement unmittelbar zu besseren Angeboten, geringerem Kalkulationsrisiko und einem später eindeutigeren Vertrag bei.
