Ein Unternehmen kann über ausgezeichnete Referenzen verfügen und dennoch für den ausgeschriebenen Auftrag ein wenig überzeugendes Konzept vorlegen.
Umgekehrt kann ein sehr professionell dargestelltes Betriebskonzept die fehlende geforderte Eignung des Unternehmens nicht ersetzen.
Die Eignungsprüfung betrachtet deshalb beispielsweise:
wirtschaftliche Leistungsfähigkeit,
fachliche Erfahrung,
technische Kompetenz,
relevante Referenzen,
vorhandene organisatorische Fähigkeiten,
gegebenenfalls bestimmte Qualifikationen.
Die spätere Zuschlagswertung betrachtet dagegen den angebotenen Lösungsansatz.
Anforderungen auf den Auftrag beziehen
Bei einem technischen FM-Vertrag für einen Produktionsstandort können andere Erfahrungen erforderlich sein als bei einem Büroportfolio.
Mögliche relevante Kriterien sind:
Erfahrung mit hochinstallierter Gebäudetechnik,
24/7-Betrieb,
kritische Medienversorgung,
komplexe Gebäudeautomation,
Betreiberpflichten,
Multi-Site-Steuerung,
Start-up komplexer FM-Verträge.
Entscheidend ist stets der Zusammenhang mit dem ausgeschriebenen Auftrag.
Referenzen nicht nur zählen
Drei hochwertige vergleichbare Referenzen können aussagekräftiger sein als zwanzig Projekte ohne wirkliche Vergleichbarkeit.
Eine strukturierte Referenzbewertung kann deshalb beispielsweise berücksichtigen:
Nutzung: Industrie, Klinik, Verwaltung, Logistik oder Forschung.
Umfang: Fläche, technische Anlagen, Vertragswert oder Mitarbeiterzahl.
Komplexität: Betriebszeiten, kritische Systeme, Anzahl der Gewerke.
Vertragsmodell: Einzelgewerk, integrierter Vertrag, TFM oder Betreibervertrag.
Nachforderungen konsistent behandeln
Unvollständige Teilnahmeanträge können die Verfahrensführung erheblich erschweren. Deshalb sollte bereits vor Eingang der Unterlagen klar sein, wie mit fehlenden oder fehlerhaften Nachweisen umgegangen wird.
klare Abgrenzung zwischen zulässiger Ergänzung und Veränderung des ursprünglichen Inhalts.
Das Ziel darf nicht darin bestehen, einzelne Unternehmen nachträglich in die Eignung „hineinzuberaten“.
Eine belastbare Prüfung sollte für jede Anforderung dokumentieren:
Was wurde verlangt?
Welcher Nachweis war erforderlich?
Was hat der Bewerber eingereicht?
Ist der Nachweis ausreichend?
War eine Nachforderung erforderlich?
Was ist das abschließende Ergebnis?
Damit wird die Entscheidung auch später nachvollziehbar.
Auswahl unter mehreren geeigneten Bewerbern
Sind mehr Unternehmen geeignet als zur Angebotsphase zugelassen werden sollen, beginnt eine zweite Entscheidungsebene.
Dann werden die geeigneten Bewerber nach zuvor definierten Auswahlkriterien in eine Rangfolge gebracht.
Diese Entscheidung darf weder auf Bekanntheit des Unternehmens noch auf persönlichen Einschätzungen beruhen.
Qualität vor Beginn der Angebotsphase sichern
Eine gründliche Eignungsprüfung spart später erheblichen Aufwand.
Die Verhandlungsphase bindet technische Spezialisten, Einkauf, Projektleitung und Management. Diese Ressourcen sollten auf Unternehmen konzentriert werden, die den Auftrag tatsächlich bewältigen können.
Damit wird die Eignungsprüfung zur Qualitätssicherung des gesamten späteren Wettbewerbs.
