Der Übergang zur finalen Angebotsphase sollte ausdrücklich erklärt werden.
Die verbleibenden Bieter müssen wissen:
Die Verhandlungsphase ist beendet. Jetzt wird ein verbindliches endgültiges Angebot verlangt. Damit verändert sich auch die Funktion weiterer Kommunikation.
Vergabeunterlagen konsolidieren
Vor Aufforderung zum finalen Angebot sollte geprüft werden, ob die Vergabeunterlagen eindeutig sind.
Relevant sind insbesondere:
Leistungsbeschreibung,
Anlagenlisten,
Vertragsfassung,
Preisblätter,
Service-Level,
Antworten auf Bieterfragen,
Änderungen aus Verhandlungen,
sonstige Vertragsanlagen.
Je komplexer das Verfahren, desto wichtiger ist eine eindeutige Versionierung.
Finale Angebotsbestandteile bestimmen
Der Auftraggeber sollte exakt festlegen, was erneut einzureichen ist.
Mögliche Bestandteile sind:
finales Preisblatt,
überarbeitetes Personalkonzept,
finales Betriebskonzept,
Implementierungsplan,
Vertragsunterlagen,
Erklärungen zu Nachunternehmern,
verbindliche Leistungszusagen.
Damit wird verhindert, dass unterschiedliche Bieter auf unterschiedliche frühere Dokumentstände verweisen.
Wertungsrelevante Zusagen sichern
Besonders wichtig ist die Überleitung von Verhandlungsergebnissen.
Hat ein Bieter beispielsweise eine besondere Personalpräsenz, zusätzliche Kontrollen oder ein spezifisches Reporting zugesagt, muss diese Aussage im endgültigen Angebot eindeutig enthalten sein.
Andernfalls könnte etwas positiv bewertet werden, das später nicht verbindlich geschuldet wird.
Angebote systematisch prüfen
Vor der eigentlichen Bewertung erfolgt die Prüfung.
Sie umfasst insbesondere:
Formalprüfung: Sind die erforderlichen Unterlagen vorhanden?
Rechnerische Prüfung: Sind Summen und Berechnungen korrekt?
Fachliche Prüfung: Ist das Angebot in sich schlüssig?
Mindestanforderungen: Werden zwingende Vorgaben erfüllt?
Vertragsprüfung: Gibt es unzulässige oder ungeklärte Abweichungen?
Aufklärung von Angebotsinhalten begrenzen
Nach dem finalen Angebot darf eine Erläuterung nicht zu einer erneuten Verbesserung des Angebots führen.
Die Grenze zwischen Aufklärung und Veränderung ist deshalb sorgfältig zu beachten.
Preisplausibilität mit dem Betriebsmodell verbinden
Ein Gesamtpreis allein sagt wenig über die Belastbarkeit eines FM-Angebots aus.
Analysiert werden sollten gegebenenfalls:
Personalvolumen,
Stundenansätze,
Rufbereitschaft,
Materialkosten,
Nachunternehmer,
Ersatzteile,
Start-up-Kosten,
Optionen.
Ein eindeutiger finaler Angebotsstand
Am Ende muss für jeden Bieter klar dokumentiert sein, welcher konkrete Leistungs-, Qualitäts-, Vertrags- und Preisstand bewertet wird.
Nur auf dieser Grundlage kann die anschließende Zuschlagswertung belastbar und der spätere Vertrag widerspruchsfrei aufgebaut werden.
