Die richtigen Unternehmen für den Wettbewerb gewinnen
Der Teilnahmewettbewerb legt fest, welche Unternehmen später überhaupt die Chance erhalten, ein Angebot einzureichen. Seine Qualität hat deshalb unmittelbaren Einfluss auf die Qualität des gesamten Verhandlungsverfahrens. Gerade bei anspruchsvollen Facility-Management-Leistungen sollte der Teilnahmewettbewerb nicht als formaler Vorlauf betrachtet werden. Er ist der erste fachliche Filter des Verfahrens.
Bekanntmachung und Teilnahmewettbewerb strukturiert durchführen
Die Bekanntmachung muss den Auftrag verständlich machen
Potenzielle Bewerber müssen erkennen können, ob der Auftrag zu ihrer Leistungsfähigkeit und Unternehmensstrategie passt.
Dazu sollte die Bekanntmachung beziehungsweise die ergänzende Beschreibung ausreichend Informationen enthalten, beispielsweise über:
Standorte und Gebäudetypen,
Flächen und technische Anlagen,
Leistungsbereiche,
Betriebszeiten,
Vertragslaufzeit,
geplante Losstruktur,
kritische Nutzungen,
besondere Sicherheits- oder Betreiberanforderungen.
Ein industrieller Produktionsstandort benötigt andere Fähigkeiten als ein Verwaltungsportfolio oder ein Krankenhaus.
Eignungsanforderungen aus dem tatsächlichen Risiko ableiten
Eignungsanforderungen sollten nicht möglichst umfangreich, sondern möglichst aussagekräftig sein.
Hohe Unternehmensumsätze oder eine große Mitarbeiterzahl sind nicht automatisch Belege für die Fähigkeit, einen konkreten FM-Auftrag erfolgreich zu übernehmen.
Je nach Leistung können wesentlich relevanter sein:
vergleichbare Referenzprojekte,
Erfahrung mit bestimmten Nutzungsarten,
technische Fachkompetenzen,
regionale Verfügbarkeit,
Erfahrung mit Betreiberpflichten,
Mobilisierung komplexer Dienstleistungen,
Umgang mit CAFM- und Datenstrukturen,
Führung von Nachunternehmern.
Damit wird der Teilnahmewettbewerb stärker an der späteren Realität des Auftrags orientiert.
Wettbewerb nicht unnötig begrenzen
Zu hohe Eignungsanforderungen können geeignete mittelständische Anbieter ausschließen und den Wettbewerb reduzieren.
Umgekehrt erzeugen zu geringe Anforderungen das Risiko, Unternehmen in die Angebots- und Verhandlungsphase einzuladen, die der Komplexität des Auftrags nicht gewachsen sind.
Der richtige Maßstab ist deshalb nicht maximale Sicherheit, sondern angemessene Eignung für den konkreten Leistungsgegenstand.
Eignung und Bewerberauswahl unterscheiden
Ein Unternehmen kann geeignet sein, ohne später tatsächlich zur Angebotsabgabe eingeladen zu werden.
Wenn die Zahl der Teilnehmer begrenzt werden soll, muss deshalb zusätzlich geregelt sein, nach welchen objektiven Kriterien aus mehreren geeigneten Bewerbern ausgewählt wird.
Beispielsweise können besonders vergleichbare Referenzen oder spezifische Erfahrungen für eine Rangbildung herangezogen werden, sofern dies vorher transparent festgelegt wurde.
Referenzen vergleichbar machen
Gerade Referenzen werden häufig nur formal geprüft. Aussagekräftiger ist eine strukturierte Gegenüberstellung.
Mögliche Vergleichsparameter sind:
Gebäude- beziehungsweise Nutzungsart,
technische Komplexität,
Fläche oder Anlagenumfang,
Vertragsvolumen,
Betriebszeiten,
Vertragsmodell,
Leistungsbreite,
übernommene Betreiberaufgaben.
So entsteht aus einer Liste von Referenzen eine tatsächliche Aussage über Vergleichbarkeit.
Qualität des Wettbewerbs vorbereiten
Der Teilnahmewettbewerb soll nicht möglichst viele Unternehmen sammeln. Ebenso wenig soll er den Markt möglichst schnell reduzieren.
Das Ziel ist ein ausreichend breiter Kreis wirklich geeigneter Bewerber, die fachlich und wirtschaftlich in der Lage sind, anspruchsvolle Angebote zu entwickeln.
Damit entscheidet der Teilnahmewettbewerb bereits darüber, ob später ein echter Wettbewerb um Betriebsqualität, Organisation, technische Lösung und Preis entstehen kann.
